L'activité de syndic

Aquitanis a pris l'engagement d'exercer cette activité de syndic de copropriété en étant présent, accessible et prévoyant.  

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> Lexique

Appel de fonds 

Un appel de fonds représente la somme d’argent exigée par un syndic de copropriété à un ensemble de copropriétaires dans le but de régler des charges ou des travaux.
 

Approbation des comptes 

Le syndic est tenu chaque année de faire approuver par l’assemblée générale des copropriétaires les comptes de l’exercice clôturé. Cette approbation génère la régularisation annuelle des comptes et le décompte individuel transmis à chaque propriétaire.
 

Assemblée générale 

L’assemblée générale est le rassemblement de l’ensemble des membres du syndicat des copropriétaires, après convocation par le syndic de copropriété, afin de prendre part aux votes des questions inscrites à l’ordre du jour. Cette réunion se tient au minimum une fois par an.
 

Avances 

Il est communément appelé « avances » les fonds destinés, par le règlement de copropriété ou une décision d'assemblée générale, à constituer des réserves (avance permanente de trésorerie, avance pour travaux…) En cas de vente de votre lot, l'avance est remboursable par la copropriété au vendeur et l’acheteur doit la reconstituer.
 

Budget prévisionnel 

Le budget prévisionnel est voté en assemblée générale par le syndicat des copropriétaires avant le début  de l’exercice comptable concerné. Il sert de base au syndic pour déterminer et appeler mensuellement la quote-part de charges à chaque propriétaire. Il permet au syndic de faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement, d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble.
 

Carnet d’entretien

Chaque copropriété doit tenir à jour un carnet d’entretien afin d’assurer notamment un suivi des contrats d‘entretien et de maintenance de l’immeuble et des travaux importants qui ont été réalisés. Ce carnet est détenu et mis à jour par le syndic de copropriété.
 

Conseil syndical

Le conseil syndical est le volet exécutif du syndicat des copropriétaires. Ses membres sont élus parmi l’ensemble des copropriétaires en assemblée générale pour une durée maximale de 3 ans. Le rôle du conseil syndical dans une copropriété est défini dans l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 : "Il assiste le syndic et contrôle sa gestion. Il donne son avis au syndic ou à l'assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat".
 

Copropriété 

La copropriété est la division d’un immeuble ou ensemble immobilier entre plusieurs personnes, appelés copropriétaires. La copropriété est soumise à une réglementation spécifique (loi du 10 juillet 1965) et à une organisation collective régie par un règlement de copropriété.
 

Déchéance du terme

Afin de lutter contre les impayés en copropriété la loi SRU du 13 décembre 2000 a institué une procédure de recouvrement accéléré (loi du 10/07/1965 art 19.2). Dès lors qu’une provision n’est pas réglée à  sa date d’exigibilité les autres provisions non encore échues deviennent exigibles après mise en demeure  restée infructueuse.
 

Division en volumes

Montage qui consiste à distinguer des fractions d’immeubles définies en 3 dimensions par référence à des plans, des coupes et en hauteur. La caractéristique principale est l’absence de parties communes, les éléments d’équipement collectif pouvant être gérés par une ASL ou une AFUL.
 

Etat daté 

L'état daté est un document obligatoire, que doit remettre le syndic de copropriété au notaire dans le cadre de la vente d'un lot (mutation). Ce document a pour objectif de présenter la situation financière du copropriétaire vendeur vis-à-vis du syndicat de copropriétaires.
 

Etat descriptif de division 

Document destiné à identifier les lots d’un immeuble en copropriété avec les tantièmes correspondants. Il fait la plupart du temps partie intégrante du règlement de copropriété.
 

Lot (de copropriété) 

Unité de propriété immobilière dans le cadre de la copropriété. Les lots de copropriété sont répertoriés dans l’état descriptif de division.
 

Ordre du jour 

L'ordre du jour récapitule tous les points qui seront abordés lors de la réunion d’assemblée générale. L’assemblée des copropriétaires ne peut que valablement délibérer sur des questions inscrites à l’ordre du jour. Le conseil syndical ou un copropriétaire peut signaler au syndic d’inscrire des questions à l’ordre du jour avant l’envoi par le syndic de la convocation. A défaut, ces questions seront reportées à une prochaine assemblée générale.
 

Parties communes / Parties privatives 

Dans le règlement de copropriété, est défini comme partie commune ce qui n’a pas été clairement désigné comme partie privative. Elles sont définies comme les parties à l’usage ou à l’utilité de tous. Par opposition, les  parties privatives concernent une partie réservée à l’usage exclusif d’un copropriétaire, cela comprend ainsi l’ensemble d’un appartement ou local.
 

Pouvoir 

Le pouvoir est un document  par lequel un copropriétaire délègue son droit de vote à un mandataire afin de se faire représenter à une assemblée générale. Le mandataire pourra être toute personne physique, membre du syndicat des copropriétaires ou non, à l’exception faite du syndic, de son conjoint ou de l’un de ses préposés.
 

Procès Verbal de l’assemblée générale 

Le procès verbal de l’assemblée générale est le document relatant l’ensemble des décisions prises en assemblée générale et qui retranscrit les résultats des votes correspondant à chaque résolution inscrite à l’ordre du jour. Il est rédigé par le secrétaire de séance, vérifié et signé par le président de l’assemblée générale et le(s) scrutateur(s) désignés par un vote pour cette assemblée générale. Les décisions prises doivent êtres notifiées dans un délai de deux mois à compter de la tenue de l’assemblée générale.
 

Provisions sur charges 

Il est appelé « provisions sur charges » les sommes versées ou à verser en attente du solde définitif qui résultera de l'approbation des comptes en assemblée générale.
 

Quitus 

Acte par lequel la gestion du syndic est reconnue exacte et régulière pour une période déterminée.
 

Règlement de copropriété 

Le règlement de copropriété est un texte de référence autour duquel est bâtie la copropriété et qui est établi à la création de la copropriété par un notaire. La loi du 10 juillet 1965 en fait un document obligatoire. Il recense les droits, devoirs et obligations des copropriétaires. Il contient également la désignation des parties communes et privatives avec l’affectation de ces différentes parties (usage d’habitation, commercial…), les conditions de jouissance et la répartition des charges de copropriété.
 

Règles de majorité 

Selon la loi du 10 juillet 1965, les assemblées générales de copropriétaires statuent à quatre niveaux différents de majorité suivant le type de décisions à prendre : la majorité simple, la majorité absolue, la double majorité, l’unanimité.
● Majorité simple (de l’article 24) : majorité des voix (tantièmes) exprimées des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée générale.
● Majorité absolue (de l’article 25) : majorité des voix (tantièmes) de tous les copropriétaires présents, représentés ou absents.
● Double majorité (de l’article 26) : majorité en nombre de tous les copropriétaires (présents, représentés ou absents) détenant au moins les 2/3 des tantièmes totaux.
● L’unanimité : certaines décisions très importantes (surélévation de l’immeuble, suppression du chauffage collectif…) doivent recueillir l’unanimité des voix de tous les copropriétaires (l’unanimité des voix des copropriétaires présents ou représentés ne suffit pas).
 

Servitude 

Une servitude de droit privé peut se définir comme une charge supportée par une propriété privée au profit d'une autre propriété (appartenant à une personne différente). Dans cette situation, une propriété appelée fonds servant supporte une charge pour l’usage ou l’utilité d’un autre immeuble appelé fonds dominant.
 

Syndic

Dans le droit de copropriété, le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires. Il agit donc en son nom pour la gestion de l’immeuble et des équipements collectifs.
 

Syndicat des copropriétaires 

Groupement de tous les copropriétaires sans exception ayant pour objet la conservation de l’immeuble et l’administration de ses parties communes.
 

Tantièmes 

Ce sont les nombres d’unités (millièmes, dix-millièmes…) attribuées à chaque lot de copropriété par l’état descriptif de division. Un lot peut disposer de plusieurs groupes de tantièmes en fonction des équipements de l’immeuble (charges communes, charges ascenseurs…). Les tantièmes déterminent le nombre de voix dont dispose un copropriétaire en assemblée générale et permettent la répartition des charges.