Lexique

Appel de fonds

Un appel de fonds représente la somme d’argent exigée par un syndic de copropriété à un ensemble de copropriétaires dans le but de régler des charges ou des travaux.

Approbation des comptes

Le syndic est tenu chaque année de faire approuver par l’assemblée générale des copropriétaires les comptes de l’exercice clôturé. Cette approbation génère la régularisation annuelle des comptes et le décompte individuel transmis à chaque propriétaire.

Assemblée Générale

L’assemblée générale est le rassemblement de l’ensemble des membres du syndicat des copropriétaires, après convocation par le syndic de copropriété, afin de prendre part aux votes des questions inscrites à l’ordre du jour. Cette réunion se tient au minimum une fois par an.

Assistance à la maîtrise d’ouvrage

L’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) est un service de conseil, d’aide à la décision et d’accompagnement qui peut être technique, juridique, administratif et/ou financier, fourni à un maître d’ouvrage (syndicat de copropriété), dans le cadre d’un projet de construction ou de rénovation. L’expertise technique et les compétences d’animateur de l’assistant à maîtrise d’ouvrage peuvent constituer un atout précieux pour mener à bien un chantier ou suivre un contrat d’exploitation d’un équipement collectif.

Dans le cas des travaux éligibles à des subventions (région, ANAH etc…), le recours à un AMO est obligatoire.  

Association syndicale libre

L’association syndicale libre (ASL) est un groupement de propriétaires fonciers constitué pour poursuivre un but d’intérêt collectif. Elle est constituée par consentement unanime des propriétaires intéressés (formalisé par écrit). Ses statuts précisent notamment l’objet de l’association, ses règles de fonctionnement, la liste des immeubles concernés ou encore ses modalités de financement

L’ASL peut avoir pour objet la construction, l’entretien ou la gestion d’ouvrages, d’espaces, de services communs ou la réalisation de travaux ainsi que des actions d’intérêt commun.

Association Foncière Urbaine Libre

Il s’agit d’une association syndicale libre de propriétaires, comme l’ASL, adaptée au milieu urbain. L’AFUL permet donc à un groupe de propriétaires ayant des intérêts communs de gérer des parties communes ou de faire réaliser des travaux. Les objets des AFUL sont historiquement plus « urbains » que ceux des ASL, mais depuis l’ordonnance du 01/07/2004 qui élargit l’objet des ASL, cette distinction est moins vraie, ainsi des lotissements peuvent avoir une AFUL pour gérer les parties communes comme les ASL.

Avance de trésorerie

Il s’agit de fonds destinés à constituer des réserves ou qui représentent un emprunt sur l’avenir pour des dépenses futures. Le versement d’avance peut être prévu par le règlement de copropriété. Cette avance ne doit pas dépasser 1/6e du montant du budget prévisionnel (cela correspond à 2 mois de budget). La somme réclamée à chaque copropriétaire dépend des tantièmes (nombre de voix en assemblée générale déterminé pour chaque lot de copropriété qu’il détient). Si le versement d’avance n’est pas prévu par le règlement, l’assemblée générale peut décider de le prévoir par un vote des copropriétaires à la double majorité de l’article 26 pour pallier un manque temporaire de trésorerie.

Bail Réel et Solidaire

Contrat de bail par lequel un organisme de foncier solidaire consent à un preneur par l’article 329-1 du code de l’urbanisme et pour une durée comprise entre dix-huit et quatre-vingt-dix-neuf ans, des droits réels en vue de la location ou de l’accession à la propriété de logements, avec s’il y a lieu obligation pour ce dernier de construire ou réhabiliter des constructions existantes. Ces logements sont destinés, pendant toute la durée du contrat, à être occupés à titre de résidence principale. 

Le preneur à bail réel solidaire est subrogé dans une partie des droits et obligations de l’OFS au sein de la copropriété comme étant titulaire de droits réels sur l’ensemble du logement et des droits y attachés.

Par suite, les parties privatives comme les tantièmes de copropriété y attachés, sans distinguer que ces tantièmes soient rattachées à la construction ou au sol, demeurent la propriété de l’OFS et sont dans leur globalité grevés des droits réels conférés au preneur.

Budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est voté en assemblée générale par le syndicat des copropriétaires avant le début de l’exercice comptable concerné. Il sert de base au syndic pour déterminer et appeler mensuellement la quote-part de charges à chaque propriétaire. Il permet au syndic de faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement, d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble.

Carnet d’entretien

Chaque copropriété doit tenir à jour un carnet d’entretien afin d’assurer notamment un suivi des contrats d‘entretien et de maintenance de l’immeuble et des travaux importants qui ont été réalisés. Ce carnet est détenu et mis à jour par le Syndic de copropriété.

Conseil syndical

Le rôle du conseil syndical dans une copropriété est défini dans l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 : « Il assiste le syndic et contrôle sa gestion. Il donne son avis au syndic ou à l’assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat ». Le conseil syndical est composé de membres élus de la copropriété. Il coordonne les relations entre le syndic et les copropriétaires et assure une mission consultative, d’assistance et de contrôle du syndic. Les membres du conseil syndical ne sont pas rémunérés. Ils sont élus pour un mandat d’une durée d’au maximum 3 ans renouvelables.

Conversion Irsi

La convention (IRSI) Indemnisation et Recours des Sinistres Immeubles est une convention, c’est-à-dire un accord entre les compagnies d’assurance présentes sur le marché. Elle vise à faciliter la gestion et le remboursement des sinistres provoqués par un dégât des eaux ou un incendie  survenus dans un ou des logements individuels et/ou des immeubles en copropriété. Entrée en vigueur au 1er juin 2018, elle a pour but de limiter au maximum le délai d’indemnisation des victimes de sinistres immeuble. Afin d’encadrer au mieux la gestion du processus d’indemnisation, IRSI a prévu des délais dans l’expertise pour évaluer les dommages et éventuellement faire une recherche de fuite. Elle est mobilisable en cas de dommages dont les montants n’excèdent pas 5000€ HT. Cette convention à laquelle adhère tous les assureurs, détermine qui intervient pour la gestion d’un sinistre et qui indemnise, quelle que soit la cause, dans la limite des plafonds d’indemnisation prévus à ladite convention. En cas de sinistre affectant les parties communes, c’est l’assurance ce la copropriété qui intervient et indemnise. Si le sinistre prend naissance dans un local privatif, c’est l’assurance du lésé qui intervient, diligente et indemnise la recherche de fuite, quelle que soit la cause. Dans la limite des plafonds prévus à la convention, c’est l’assurance du lésé qui indemnise la remise en état des dommages consécutifs au sinistre, même si la cause provient des parties communes.

Copropriétaire

Un copropriétaire possède un bien avec d’autres copropriétaires et fait partie d’une copropriété. Il peut être une personne physique, un groupe de personnes (dans le cadre d’une indivision), ou une personne morale (entreprise, société, SCI, etc.). Cette situation apparait généralement lorsqu’une personne devient propriétaire d’un appartement, plus rarement d’une maison. En plus de posséder le logement, le copropriétaire possède une proportion ou quote-part des parties communes (les escaliers et/ou l’ascenseur, le hall d’entrée de l’immeuble, les couloirs, le toit, les espaces verts, etc.). Cette quote part est calculée en fonction de la valeur du lot d’un propriétaire par rapport à la valeur des autres lots.

Copropriété

La copropriété est la division d’un immeuble ou ensemble immobilier entre plusieurs personnes, appelées copropriétaires. La copropriété est soumise à une réglementation spécifique (loi du 10 juillet 1965) et à une organisation collective régie par un règlement de copropriété.

Déchéance du terme

Afin de lutter contre les impayés en copropriété, la loi SRU du 13 décembre 2000 a institué une procédure de recouvrement accéléré (loi du 10/07/1965 art 19.2). Dès lors qu’une provision n’est pas réglée à sa date d’exigibilité les autres provisions non encore échues deviennent exigibles après mise en demeure restée infructueuse.

Division en volumes

Montage qui consiste à distinguer des fractions d’immeubles définies en 3 dimensions par référence à des plans, des coupes et en hauteur. La caractéristique principale est l’absence de parties communes, les éléments d’équipement collectif pouvant être gérés par une ASL ou une AFUL.

Etat daté

L’état daté est un document obligatoire, que doit remettre le syndic de copropriété au notaire dans le cadre de la vente d’un lot (mutation). Ce document a pour objectif de présenter la situation financière du copropriétaire vendeur vis-à-vis du syndicat de copropriétaires.

Etat descriptif de division

Document destiné à identifier les lots d’un immeuble en copropriété avec les tantièmes correspondants. Il fait la plupart du temps partie intégrante du règlement de copropriété.

Fonds de travaux (Loi ALUR)

Les copropriétés doivent mettre en place un fonds de travaux pour financer les dépenses de travaux à venir. Ce fonds est alimenté par une cotisation annuelle obligatoire versée par chaque copropriétaire. Le syndic doit ouvrir un compte bancaire spécifique pour y verser les cotisations. L’utilisation des sommes doit être votée à la majorité de tous les copropriétaires. Les sommes versées ne peuvent pas être récupérées par un copropriétaire qui vend son lot.

Il sert à financer les dépenses consécutives aux cas suivants :

• Élaboration du projet de plan pluriannuel de travaux (PPT) et, éventuellement, du diagnostic technique global (DTG),
• Réalisation des travaux prévus dans le PPT adopté par l’assemblée générale des copropriétaires,
• Travaux décidés par le syndic de copropriété en cas d’urgence,
• Travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble, à la préservation de la santé et de la sécurité des occupants et à la réalisation d’économies d’énergie, non prévus dans le PPT.

Lot (de copropriété)

Unité de propriété immobilière dans le cadre de la copropriété. Les lots de copropriété sont répertoriés dans l’état descriptif de division.

Ordre du jour

L’ordre du jour récapitule tous les points qui seront abordés lors de la réunion d’assemblée générale. L’assemblée des copropriétaires ne peut que valablement délibérer sur des questions inscrites à l’ordre du jour. Le conseil syndical ou un copropriétaire peut signaler au syndic d’inscrire des questions à l’ordre du jour avant l’envoi par le syndic de la convocation. À défaut, ces questions seront reportées à une prochaine assemblée générale.

Parties communes / Parties privatives

Dans le règlement de copropriété, une partie commune est définie comme ce qui n’a pas été clairement désigné comme partie privative. Les parties communes sont définies comme les parties à l’usage ou à l’utilité de tous. Par opposition, les parties privatives concernent une partie réservée à l’usage exclusif d’un copropriétaire (ensemble d’un appartement ou local).

Pouvoir

Le pouvoir est un document par lequel un copropriétaire délègue son droit de vote à un mandataire afin de se faire représenter à une assemblée générale. Le mandataire pourra être toute personne physique, membre du Syndicat des copropriétaires ou non.

Procès-Verbal de l’Assemblée Générale

Le procès-verbal de l’assemblée générale est le document relatant l’ensemble des décisions prises en assemblée générale et qui retranscrit les résultats des votes correspondant à chaque résolution inscrite à l’ordre du jour. Il est rédigé par le secrétaire de séance, vérifié et signé par le président de l’assemblée générale et le(s) scrutateur(s) désignés par un vote pour cette assemblée générale. Les décisions prises doivent êtres notifiées dans un délai de deux mois à compter de la tenue de l’assemblée générale.

Nota : le délais peut varier dans le cadre d’une ASL ou d’une AFUL (se référer aux statuts)

Provisions sur charges

Il est appelé « provisions sur charges » les sommes versées ou à verser en attente du solde définitif qui résultera de l’approbation des comptes en assemblée générale.

Règlement de copropriété

Le règlement de copropriété est un texte de référence autour duquel est bâtie la copropriété et qui est établi à la création de la copropriété par un notaire. La loi du 10 juillet 1965 en fait un document obligatoire. Il recense les droits, devoirs et obligations des copropriétaires. Il contient également la désignation des parties communes et privatives avec l’affectation de ces différentes parties (usage d’habitation, commercial…), les conditions de jouissance et la répartition des charges de copropriété.

Règles de majorité (en copropriété)

Selon la loi du 10 juillet 1965, les assemblées générales de copropriétaires statuent à quatre niveaux différents de majorité suivant le type de décisions à prendre : la majorité simple, la majorité absolue, la double majorité, l’unanimité.

• Majorité simple (de l’article 24) : majorité des voix (tantièmes) exprimées des copropriétaires présents ou représentés à l’Assemblée Générale.
• Majorité absolue (de l’article 25) : majorité des voix (tantièmes) de tous les copropriétaires présents, représentés ou absents.
• Double majorité (de l’article 26) : majorité en nombre de tous les copropriétaires (présents, représentés ou absents) détenant au moins les 2/3 des tantièmes totaux.
• L’unanimité : certaines décisions très importantes (surélévation de l’immeuble, suppression du chauffage collectif…) doivent recueillir l’unanimité des voix de tous les copropriétaires (l’unanimité des voix des copropriétaires présents ou représentés ne suffit pas).

Servitude

Une servitude de droit privé peut se définir comme une charge supportée par une propriété privée au profit d’une autre propriété (appartenant à une personne différente). Dans cette situation, une propriété appelée fonds servant supporte une charge pour l’usage ou l’utilité d’un autre immeuble appelé fonds dominant.

Statuts d’ASL/AFUL

Les statuts constituent le texte de référence par lequel est régis l’association syndical ou foncière (ASL/AFUL). Par analogie il est souvent comparé au règlement de copropriété dans la mesure où il encadre dans sa constitution, son périmètre, son objet, sa durée ainsi que son mode de gestion administrative et comptable. L’Ordonnance n° 2004-632 du 1er juillet 2004, modifiée en fait un document obligatoire.
Ces statuts doivent obligatoirement paraître au journal officiel (dépôt à la préfecture ou sous-préfecture) et être mis à jour sous peine de ne plus pouvoir agir en justice.

Syndic

Dans le droit de copropriété, le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires. Il agit donc en son nom pour la gestion de l’immeuble et des équipements collectifs.

Syndicat des copropriétaires

Groupement de tous les copropriétaires sans exception ayant pour objet la conservation de l’immeuble et l’administration de ses parties communes.

Syndicataire

Un syndicataire possède un bien avec d’autres et fait partie d’une ASL ou d’une AFUL. Il peut être une personne physique, un groupe de personnes (dans le cadre d’une indivision) ou une personne morale (entreprise, société, SCI, etc.). Cette situation apparait généralement lorsqu’une personne devient propriétaire d’une maison dans un lotissement. En plus de posséder le logement, l’individu possède une proportion ou quote-part des espaces ou/et équipements d’intérêt commun (voirie, cheminements, espaces verts, équipements de chauffage collectif etc.). Cette part est définie par les statuts d’ASL ou d’AFUL le plus souvent en fonction de la surface de chaque lot ou de son utilité objective. La personne devient automatiquement membre de l’association.

Tantièmes

Ce sont les nombres d’unités (millièmes, dix-millièmes…) attribués à chaque lot de copropriété par l’état descriptif de division. Un lot peut disposer de plusieurs groupes de tantièmes en fonction des équipements de l’immeuble (charges communes, charges ascenseurs…). Les tantièmes déterminent le nombre de voix dont dispose un copropriétaire en Assemblée Générale et permettent la répartition des charges.

Vote par correspondance

Avec le vote par correspondance, chaque copropriétaire peut se prononcer sur les décisions sans participer à l’assemblée. Cette procédure doit être obligatoirement proposée sous la forme d’un formulaire de vote envoyé avec la convocation.

Toutes les résolutions, élections, décisions soumises au vote en assemblée et mentionnées à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un vote par correspondance. En revanche, les décisions modifiées ou apparaissant en cours d’AG ne peuvent être concernées par le vote par correspondance. En effet, si une résolution est amendée, ou si une candidature au conseil syndical est déclarée pendant la séance, tous les votes par correspondance sont considérés comme défaillants (à l’exception des votes négatifs, qui le restent lorsque leur résolution est amendée). Autrement dit, non valables.